Dit reglement geldt voor elke aanvraag, reservatie en huur van The Spire. Door te reserveren aanvaardt de huurder alle onderstaande voorwaarden.

1. ALGEMEEN

Een reservatie kan op drie manieren:
– Via het aanvraagformulier
– Per mail: info@thespire.be
– Telefonisch: 0477 26 53 15

– Een reservatie wordt pas definitief na betaling van het huurtarief én de waarborg.

– Naast de prijs wordt er een waarborg van 400 euro aangerekend.

– The Spire kan enkel gehuurd worden door meerderjarigen.

– De huurder is volledig verantwoordelijk voor het evenement, de bezoekers en alle medewerkers.
– De locatie wordt gebruikt met respect voor het gebouw, kerkhof de omgeving en de buren.
– De aanwijzingen van de verhuurder of toezichthouder moeten onmiddellijk worden opgevolgd.

– De sleutel wordt de dag van de huur afgehaald bij de sleutelhouder en na beeindiging van het event terug gebracht bij de sleutelhouder: The Spire

2. WAARBORG

– De prijs is exclusief verbruik van aardgas, elektriciteit en water.

– Na afhouding van diverse kosten en toeslagen wordt het saldo van de waarborg teruggestort.

Inhoudingen waarborg:

1. a) Kostprijs verbruik elektriciteit, aardgas en water.
2. b) Extra kuiskosten: 2u kuis is inbegrepen. Duurt het langer dan 2 uur, dan €45/extra per begonnen kuisuur.
3. c) Diefstal van en toegebrachte schade aan de accommodatie, meubilair, technische uitrusting, toestellen, decoratie en kunstwerken, dienen, volgens bestek opgemaakt door de eigenaars van The Spire en de verzekeringsmakelaar, vergoed te worden.
4. d) Het verdwenen materiaal wordt volgens de waarde van de aankoopprijs aangerekend.

Indien eventuele kosten de waarborg overschrijden wordt het saldo bijkomend gevorderd.

3. CAPACITEIT & VEILIGHEID

– Het maximum aantal toegelaten personen mag nooit worden overschreden.

– De maximum capaciteit van de zaal is 180 personen staand mag niet overschreden worden. Gevolgen bij overschrijding van dit aantal vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de organisator.
– Vluchtwegen, nooduitgangen en brandblussers moeten vrij toegankelijk blijven.
– Open vuur, kaarsen, vuurwerk of rookmachines zijn niet toegestaan, tenzij schriftelijk overeengekomen.

4. GELUID & MUZIEK

– Muziek en geluid moeten steeds binnen de afgesproken grenzen blijven.

– Het geluidniveau van >85 dB en ≤ _95 dB dienen nageleefd.
– Na 22:00 uur is versterkte muziek niet toegestaan, tenzij anders overeengekomen.
– Geluidsinstallaties mogen enkel gebruikt worden zoals afgesproken.
– Bij overschrijding kan het volume onmiddellijk worden verlaagd of stopgezet.

BELANGRIJK: Geluidsklachten of interventies kunnen leiden tot onmiddellijke stopzetting van het evenement.

5. DRANK & CATERING

– Alcohol schenken is enkel toegestaan volgens de wet en de gemaakte afspraken.
– Alcohol aan minderjarigen is strikt verboden.
– Sterke drank is niet toegestaan, tenzij expliciet overeengekomen.
– De huurder is verantwoordelijk voor toezicht aan de bar en het voorkomen van overmatig alcoholgebruik.

– Eigen drank of catering is enkel toegestaan indien vooraf goedgekeurd.

– Enkel in de kichenette mag er gekookt worden. Frituren en barbecueën is verboden.

6. SCHOONMAAK & SCHADE

De prijs is inclusief kuis

– De kerk, keuken en wc moeten na afloop bezemschoon, netjes en opgeruimd worden achtergelaten.
– Afval wordt gesorteerd en afgevoerd volgens de instructies
– De toestelen in de keuken worden gepoets en opgeruimt
– Schade aan gebouw, inrichting of materiaal wordt aangerekend aan de huurder.

7. VERBRUIK

– Verbruik van aardgas, elektriciteit en water

– Tarieven Luminus exclusief 21%btw

Gas: dagprijs €/kWh

Elektriciteit: dagprijs €/kWh

Water:  dagprijs / M3

8. ANNULERING

– Annulaties dienen max. 4 weken vóór de geplande activiteit schriftelijk of per mail aan de The Spire gemeld.

– Enkel in geval van overmacht (bij overlijden, ziekte organisator) kan deze periode korter zijn.

– Voor iedere laattijdige annulatie wordt 20% van het huurtarief aangerekend.

Sanctie

Een bevestigde reservatie verplicht de huurder tot de naleving van het gebruik- en huurreglement.

9. INRICHTING & DECORATIE

– Het is niet toegestaan om te boren, lijmen, nagelen, schroeven, nieten, visdraad, kettingen, koorden of tape
te gebruiken op muren, plafonds , vloeren, verlichtingsarmaturen en meubilair.

– Openvuur, vuurwerk,  rook- of ontploffingsmechanismen en ontvlambare materialen zijn verboden.
– Decoratie mag enkel met vooraf goedgekeurde bevestigingsmiddelen.
– Alle decoratie moet na afloop worden verwijderd.

– Het meubilair van The Spire mag buiten NIET gebruikt worden.

– Een eventueel podium wordt opgesteld onder toezicht van de eigenaars van The Spire.

10. ROKEN & GEDRAG

– Roken of vapen is niet toegestaan in het gebouw.
– Respectvol gedrag tegenover personeel, buren en andere gebruikers is verplicht.
– Agressie, vandalisme of storend gedrag leidt tot onmiddellijke verwijdering.

– Het is verboden confetti, serpentines en dergelijke te gebruiken.

– Het gebruik van vuurwerk in de omgeving van The Spire is verboden.

11. TIJDEN & ONTRUIMING

– Opbouw, evenement en afbraak gebeuren binnen de afgesproken tijden.
– Laattijdige ontruiming kan aanleiding geven tot extra kosten (83 EUR per uur).
– De locatie moet op het afgesproken uur volledig verlaten zijn.
– De locatie dient na afloop opgeruimd en in de oorspronkelijke staat (bezemschoon) te worden opgeleverd.

– De activiteit moet van zondag tot donderdag uiterlijk om 22u50 stopgezet worden en op vrijdag en zaterdag om 23u50

12. AANSPRAKELIJKHEID

– De verhuurder is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen.
– De huurder is volledig aansprakelijk voor alle schade of ongevallen tijdens zijn eigen  evenement.

13. NIET-NALEVING

Bij niet-naleving van dit huisreglement kan de verhuurder:
– het evenement tijdelijk of definitief stopzetten
– bijkomende kosten aanrekenen
– verdere verhuur weigeren

Zonder recht op terugbetaling.

14. SLOT

Dit huisreglement maakt integraal deel uit van de huurovereenkomst.
Door het gebruik van de locatie verklaart de huurder zich akkoord met alle bepalingen.

Voor de verhuurder: ________________________ Datum: ___________

Voor de huurder: ________________________ Datum: ___________